El forecast se construye con dashboards y un café en el pasillo

Mi padre hacía sus cuentas con papel y lápiz. Así de simple. Sumaba lo que había entrado, restaba lo que había salido y con eso sabía si el mes había ido bien. No había dashboards, ni forecast, ni reportings trimestrales. Solo intuición, experiencia y un cuaderno cuadriculado.

Hoy las cosas son distintas. Si planificamos como lo hacía mi padre, estamos perdidos. El mercado no espera a que cuadremos la hoja de Excel: cambia cada día, a veces cada hora.

El caso de Sephora (DigitalDefynd, 2025) es un buen ejemplo de hacia dónde va el mundo. No hablamos de ciencia ficción, sino de realidad:

📊 Resultados medibles y tangibles:

• 30% menos de roturas de stock.
• 20% menos de costes de inventario.
• 15% menos de descuentos forzados.
• 30% menos de devoluciones en maquillaje.

¿Cómo lo lograron? Con un forecast vivo, alimentado en tiempo real por señales que antes nadie miraba: el clima, el calendario promocional, las tendencias en redes sociales, incluso la velocidad a la que un producto se vuelve viral en TikTok.

Mientras muchos seguimos revisando el forecast una vez al mes, Sephora lo recalcula en horas. Mientras unos discutimos si el Excel está actualizado, ellos ya han ajustado el inventario y reorientado campañas.

📊 El modelo que solemos usar:

• Se apoya en ventas pasadas.
• Se revisa mensualmente.
• Detecta desviaciones cuando ya es tarde.
• Obliga a improvisar, muchas veces perdiendo producto perfectamente apto para la venta.

📈 El modelo dinámico (el que aplica Sephora)

• Cruza los datos históricos con variables externas.
• Se recalcula en tiempo real.
• Detecta picos de demanda en horas.
• Reduce costes y mejora márgenes.

Ahora bien: Ni el mejor modelo de IA sustituye algo fundamental: la información de pasillo.

Ese café con Supply en el que te dicen “ojo, que un proveedor ya va tarde”.
Esa conversación con un KAM que te confiesa que un cliente quiere duplicar pedido.
Ese comentario informal que revela que un SKU crítico está en riesgo de rotura.

Un Business Planner no puede vivir solo de dashboards. Necesita estar en contacto con la organización, escuchar esos comentarios que no están en ningún informe pero que marcan la diferencia entre acertar y fallar.

El forecast más robusto no es solo el que tiene buenos algoritmos. Es el que combina la potencia del dato con la intuición que surge de esas conversaciones informales.

No hace falta ser Sephora ni invertir millones en IA para avanzar hacia un modelo estrella. Se pueden introducir cambios pequeños pero potentes:

1. Añadir una capa externa. Algo tan simple como cruzar ventas con clima o calendario de festivos. Depende del producto, lógicamente.
2. Aumentar la frecuencia. Revisar semanalmente los SKUs críticos en lugar de esperar al mes.
3. Crear rituales de comunicación informal. Un café con Supply, una salida con el equipo comercial.
4. Automatizar alertas sencillas. Tableau o Power BI ya permiten avisar cuando un producto se desvía un 10% del forecast, por ejemplo.
5. Pilotar en pequeño. Escoger una categoría y probar un forecast híbrido, más vivo, antes de escalarlo al resto.

Mi padre podía conformarse con sumar en un cuaderno.
Hoy, el mercado exige otra cosa: forecasts que respiran al ritmo del consumidor, que aprenden en tiempo real, que se nutren tanto de las Redes Sociales como de un café en la máquina de la oficina.

El Business Planner del futuro —y del presente— no es el que cierra números.
Es el que conecta datos con conversaciones, algoritmos con intuición, Excel con pasillos.

Porque al final, planificar no va solo de predecir. Va de anticipar.

Y ahí está la diferencia entre quedarse en el pasado… o crecer hacia el futuro.